Кайзен – японската философия за непрекъснато подобряване на работния процес

През последните десетилетия Япония се превърна в икономическа суперсила, но през 40-те години на миналия век ситуацията в страната е коренно различна. След края на Втората световна война в много държави се наблюдава значително икономическо свиване, включително и в островната държава, която е сред губещите в мащабния военен конфликт. Световната икономическа обстановка провокира редица лидери и компании в Япония да разработят стратегия за самоусъвършенстване, конкурентоспособност и непрекъснато подобрение, наречена Кайзен, която и до ден днешен се практикува по целия свят.

Какво представлява Кайзен?

Наименованието на философията идва от две японски думи – Kai (подобрение) и Zen (добро) – което се превежда като „непрекъснато подобрение“. В бизнеса Кайзен се отнася до дейности, които непрекъснато подобряват всички функции и включват всички служители – от изпълнителния директор до работниците на поточната линия. Силата на философия идва от факта, че всички служители участват и непрестанно правят предложения за подобряване на работния процес, поради което целта й надхвърля обикновеното подобряване на производителността. Следването й води до хуманизиране на работната среда, елиминиране на тежката работа и откриване и премахване на несъвършенствата в бизнес процесите.

Японската философия гласи, че начинът на живот – било то професионален, социален или личен – заслужава постоянно да се подобрява. Кайзен има за цел постигане на подобрения чрез предприемане на малки стъпки, вместо драстични промени. Въпреки че подобренията са малки и постепенни, процесът води до големи резултати с течение на времето.

>>> Защо работата е повече от просто работа

Предимства на Кайзен

Отвъд очевидната полза от подобряването на работните процеси, Кайзен стимулира работа в екип и самоусъвършенстване. Екипите поемат отговорност за работата си и са в състояние да направят подобрения, за да увеличат собствения си опит. Повечето хора искат да бъдат успешни и да се гордеят с работата си, която вършат, и японската философия им помага да постигнат тази цел.

Проучване на Gallup сред работници в САЩ, проведено през 2015 г., показва, че едва 32% от служителите са ангажирани, като по-голямата част (50,8%) са „неангажирани“, а 17,2% са „активно неангажирани“. Едно от основните предимства на Кайзен е активното включване на служителите в работния процес. Наличието на по-ангажирани работници води до по-ефективни дейности, по-ниско текучество и по-високи нива на иновации. Освен това организациите с по-активни служители могат да постигнат по-висока конкурентоспособност, да повишат удовлетвореността на клиентите и да създадат по-добра култура за решаване на проблеми чрез работа в екип.

Фази на Кайзен

Японската философия има шест фази:

• Идентифициране на проблема или възможността.
• Анализиране на процеса.
• Разработване на оптимално решение.
• Прилагане на решението.
• Проучване на резултатите и коригиране.
• Стандартизиране на решението.

Кайзен стартира с проблем или по-точно с признаването, че съществува проблем и че има възможности за подобрение. След като бъде идентифициран, организацията събира междуфункционален персонал, който да открие причината за проблема и да изготви решение, което се тества в малък мащаб. Използвайки данните от теста, екипът въвежда корекции. Накрая, резултатите се разпространяват в цялата организация и решението се стандартизира.

Кайзен и изкуството на производството на Toyota

Една конкретна история, която се е превърнала в легенда в определени кръгове, илюстрира перфектно работната философия на Кайзен. Тя се отнася до производството на японската автомобилна компания Toyota. Историята разказва, че група американски мениджъри решават да посетят завода на Toyota, за да видят как точно се поддържат такава висока производителност и нисък процент грешки. Това, на което стават свидетели, ги изумява.

В завода на Toyota всеки работник може да спре производството по всяко време, за да коригира грешка или да предложи подобрение, докато американските компании се придържат към философията никога да не се спира процеса, което значи всички грешки да се коригират по-късно. Чрез прихващане на грешките и неефективността в зародиш, всеки служител играе роля в подобряването на компанията. Несъмнено историята е вдъхновяваща и лесна за прилагане към ежедневния живот на всеки човек.